P: ¿Tiene IDEA alguna función para normalizar nombres de proveedores? Por ejemplo, me gustaría cambiar AMAZON MKTPLACE PMTS a AMAZON, WAL-MART002 a WAL-MART y UPS 091238547 a UPS. La base de datos con la que estoy trabajando tiene al menos 500 000 registros.
R: Si está usando IDEA 10, primero busque registros duplicados exactos, tales como proveedores que tienen el mismo número de teléfono, dirección, correo electrónico, etc. Quite esos registros de la población y ejecute la función de búsqueda de duplicación aproximada al resto de los datos. Esto reducirá el número de transacciones que necesita examinar.
La función de búsqueda de duplicación aproximada le permite jugar con la tolerancia. El valor predeterminado es 0,7 y el uso de un número más alto le dará como resultado menos duplicados mientras que un número bajo le dará más duplicados. Es posible que esta sea la mejor manera de empezar pero todavía tiene que revisar los resultados puesto que dos proveedores pueden tener nombres similares pero ser diferentes empresas.
Dependiendo del resto de la información que contenga el archivo, puede buscar registros duplicados que tengan la misma dirección postal, números de teléfono y correos electrónicos.
– Brian Element, CPA, CISA, CIDA, CISE, CFE – Instructor acreditado de IDEA y Asesor financiero en obras públicas y servicios gubernamentales de Canadá
R: Puede limpiar el archivo mediante la creación de un campo con funciones anidadas o una serie de campos usando cada función por separado hasta que consiga el resultado deseado. Usaré su ejemplo para crear un campo de una ecuación.
Primero haga clic derecho en el campo ‘nombre de proveedor’ y seleccione Agregar campo. Llame al campo Abrevnombpro, seleccione carácter virtual y use una longitud de 50 para asegurar que no se corte un nombre largo.
En su ejemplo, la ecuación @left(@justletters(nombredeproveedor),@isini(» «, nombredeproveedor)-1) devolverá: AMAZON, WALMART, UPS. Para explicar la función: se fija en el Nombre de proveedor y hace que IDEA solo se fije en las letras. A continuación, empezando por el lado izquierdo del campo, retira letras hasta encontrar un espacio, y luego vuelve hacia atrás un carácter para quitar el espacio final.
Esto puede que no funcione para todos los proveedores porque quizá tenga proveedores tales como FOREVER21, que al perder el 21, el nombre se podría confundir con otros nombres, por ejemplo FOREVER YOURS FASHIONS.
La limpieza del archivo como se describe no es una tarea sencilla pero se puede lograr mediante el uso innovador de funciones y múltiples campos.
– Steven Luciani, CPA, CGA, CIDA – Instructor acreditado de IDEA y Especialista en auditorías de comercio electrónico en la Agencia Tributaria de Canadá
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