Grupo Comercial Control, S.A. de C.V. (GCC) es una de la empresas familiares más fiable y mejor gestionada de México e incluye tiendas tales como Kenneth Cole, Mango, Del Sol y Woolworth así como restaurantes tales como el Noreste Grill o el Café W. Con presencia en más de 50 ciudades mexicanas, la compañía tiene 70 tiendas, 50 boutiques, 12 restaurantes y 2 centros de distribución.
Desafío
Con márgenes muy estrechos, la rentabilidad en el sector minorista se atribuye a un grado de rotación de existencias eficaz. La falta de mercancías, ya sean no compradas o transferidas a otro local, puede llevar a pérdidas significativas. GCC necesitaba encontrar una manera de identificar mercancías dañadas, mercancías que se movían lentamente, mercancías inmóviles y mercancías sin explicación (es decir, no registradas oficialmente) para asegurar una rotación eficaz y aumentar los ingresos en todas las tiendas. ““Teníamos que revisar un mundo entero de transacciones y como eramos solo unos pocos en el departamento, pasábamos mucho tiempo revisando, estamos hablando de 10 millones de transacciones aproximadamente, dentro de SAP, al mes, las cuales eran los registros de cada tienda,» dijo Cesar Morán Lopez, Auditor Interno. “Si multiplica 10 millones de registros por 12 tiendas, el resultado supera la capacidad del personal.”
Además de supervisar el inventario y gestionar grandes cantidades de datos, GCC tenía un problema de pagos incorrectos, tales como cotizaciones a la seguridad social por empleados que ya no trabajaban en la compañía y gastos no autorizados en varios departamentos.
Solución
“Con IDEA hemos implementado revisiones continuas del movimiento de nuestras existencias en todos nuestros grandes almacenes y tiendas en México. Podemos determinar, en cuestión de segundos, qué mercancía y qué sucursales de la empresa representan un riesgo para lograr los objetivos comerciales. Hemos detectado asimismo gastos no autorizados, cotizaciones erróneas a la seguridad social e identificado artículos sin vender en nuestras oficinas.” Cesar Morán Lopez, Auditor Interno, Grupo Comercial Control, S.A de CV
El conjunto de funcionalidades analíticas de CaseWare puede analizar datos fuente de cualquier tamaño o variedad para identificar errores, problemas, anomalías y tendencias. El equipo de auditores internos puede usar un motor analítico avanzado y ver los resultados en diferentes formatos tales como informes, gráficos o tablas dinámicas. En procesos de supervisión continua de inventario y contabilidad, los conocimientos analíticos se envían al encargado del proceso de negocio mediante el uso de alertas, asignaciones a tareas y flujos de trabajo. Los auditores internos permanecen independientes y el proceso de negocio es responsable de la supervisión de las operaciones.
Al implementar revisiones de auditoría continua del movimiento de las existencias en todos sus almacenes, centros de distribución, grandes almacenes y boutiques, GCC puede determinar en cuestión de segundos, qué mercancía y tiendas suponen un riesgo para cumplir los objetivos de la empresa. Con la mejora de la gestión de inventario, los gastos operativos han disminuido significativamente en todas las empresas de la compañía.
GCC pudo reducir el fraude y beneficiarse de ahorros radicales al prevenir pagos incorrectos a la seguridad social por ex empleados, causados en principio por la lentitud del proceso de despido de empleados.
Implementación rápida, facilidad de uso y excelente servicio al cliente
Durante eventos organizados por el Instituto Mexicano de Auditores Internos (IMAI), Cesar Morán Lopez y su equipo descubrieron varios programas de software para la supervisión continua, la extracción de datos interactiva y el análisis de datos. Después de evaluar numerosas soluciones, el GCC eligió el motor analítico de CaseWare por su facilidad de uso y rapidez. «Un análisis que antes tomaba dos días, se hizo en cinco minutos,» agregó Morán. «CaseWare IDEA es muy fácil de usar y su lógica es clara, se entiende fácilmente. No necesita conocimientos técnicos de auditor, nuestro personal contable lo está usando.»” Además, el socio de CaseWare en México, Cynthus, tiene una excelente reputación de servicio al cliente y conocimientos técnicos. «Creemos que nos pueden aconsejar mejor,» dijo Morán.
Resultados
Con el motor analítico de CaseWare, GCC ha podido:
- Prevenir sobrepagos en un 100%: mediante la supervisión continua de cotizaciones a la seguridad social, pagos de horas extra y gastos no autorizados.
- Reducir gastos operativos en un 80% en el plazo de 3 años: mediante la supervisión de inventario para detectar mercancías dañadas o perdidas y la mejora del proceso de inventario.
- Determinar las causas raíces por las que no se venden las mercancías: mediante análisis de inventario (movimiento y tiempo en almacén) de las tiendas Del Sol, Woolworth y Locura.
- Aumentar la rentabilidad mediante la supervisión de puntos centrales dentro de la operaciones.
- Descuentos de proveedores: se descubrió que los descuentos se debían a retrasos y envejecimiento de las cuentas para evitar problemas con los proveedores.
- Libro mayor: conciliación de actividades de cuentas de orden.
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