🎯Tip técnico: Plugin de Conciliación de Balance de Comprobación y Transacciones

El plugin Trial Balance – Transaction Reconciliation (Conciliación de Balance de Comprobación y Transacciones) automatiza y optimiza la conciliación entre una base de datos de Balance de Comprobación y su correspondiente base de Transacciones, garantizando que los saldos resumidos coincidan con los datos detallados de las transacciones subyacentes.

 

Estructura de datos requerida

Ambas bases de datos deben contener:

AMOUNT (Importe), o los campos DEBIT (Débito) y CREDIT (Crédito).
ACCOUNT NUMBER (Número de cuenta): obligatorio.
ACCOUNT DESCRIPTION (Descripción de la cuenta): opcional.
Es fundamental que ACCOUNT NUMBER tenga el mismo tipo de dato en ambas bases de datos. Por ejemplo, si es un campo de caracteres en el Balance de Comprobación, también debe serlo en la base de Transacciones.

 

Cómo funciona la conciliación

Resumen de transacciones: La aplicación realiza un Summarization de la base de Transacciones, agrupando por ACCOUNT NUMBER y calculando los saldos mediante AMOUNT o DEBIT/CREDIT, según corresponda.

Unión con el Balance de Comprobación: El resumen se une al Balance de Comprobación utilizando ACCOUNT NUMBER como clave, permitiendo comparar los importes de ambas bases para cada cuenta.

Selección de campos y reglas:

  • Si la base de datos contiene un campo AMOUNT, debe seleccionarse.
  • Si la base de datos contiene DEBIT y CREDIT, deben seleccionarse ambos.
  • CREDIT debe contener valores positivos, ya que la aplicación crea un nuevo campo AMOUNT utilizando la fórmula: AMOUNT = DEBIT – CREDIT
  • Si se seleccionan AMOUNT, DEBIT y CREDIT, la aplicación utiliza AMOUNT e ignora DEBIT y CREDIT para calcular los saldos.
  • Si no se selecciona AMOUNT y solo se selecciona DEBIT o CREDIT, el script finaliza con un error, ya que no puede calcular el importe neto de forma fiable.

Cálculo de diferencias y excepciones;
Una vez que las bases de datos de Balance de Comprobación y de Resumen de Transacciones se han unido, la aplicación crea un nuevo campo llamado DIFFERENCE (Diferencia). Este campo representa la variación entre:

  • El AMOUNT del Balance de Comprobación para cada cuenta, y
  • El AMOUNT del Saldo Resumido de la Transacción para la misma cuenta (basado en ACCOUNT NUMBER).
  • Matemáticamente: DIFFERENCE = Trial Balance AMOUNT – Transaction Summary AMOUNT

Luego realiza una Direct Extraction para conservar únicamente los registros donde DIFFERENCE ≠ 0, es decir, las cuentas que presentan discrepancias y requieren investigación adicional.

Funcionalidad de Drill-Down

Para facilitar el análisis detallado, la aplicación también crea un campo de acción tanto en la base de datos de conciliación como en la de diferencias. Este campo de acción permite a los usuarios explorar (drill-down) desde los saldos resumidos directamente a las transacciones subyacentes en la base de datos de Transacciones. Esta funcionalidad de desglose permite:

  • Identificar rápidamente la causa de las discrepancias.
  • Validar la integridad y exactitud de las publicaciones.
  • Respaldar la revisión, documentación y obtención de evidencia de auditoría.

En resumen

Trial Balance – Transaction Reconciliation ofrece una forma estructurada y automatizada de comparar los importes del Balance de Comprobación con los datos a nivel de transacciones. Al estandarizar el uso de campos, calcular automáticamente las diferencias y mostrar las partidas discrepantes mediante drill-down, mejora la eficiencia y confiabilidad de los procesos de conciliación en auditorías y revisiones financieras.