Tip técnico: Como copiar y editar datos en una columna

Idea TIP

En las series IDEA Tech Tips, nuestros expertos responden a preguntas frecuentes, que les surgen a los usuarios cuando exploran la amplia gama de funcionalidades que les ofrece IDEA. La pregunta de hoy nos llega de Mike, un usuario de IDEA, que como muchos otros, “antes usaba Excel para todo” pero cambió a IDEA y ahora disfruta de un nuevo mundo de capacidades analíticas. En este ejemplo, el objetivo es quitar una palabra de una columna. Brian Element y Alain Soublière, expertos en el sector y en el producto respectivamente, explican cómo hacerlo.

P: Acabo de empezar a usar CaseWare IDEA para el análisis de datos. Antes lo hacía todo en Excel, pero veo que IDEA es un complemento útil para mi análisis (y eventualmente puede incluso reemplazar a Excel). Una de las funciones clave de Excel que uso mucho es copiar columnas en una hoja de cálculo (para mantener la columna original) y usar “Buscar y reemplazar” para manipular los datos en las celdas.

Por ejemplo, imagínese que tiene en cada celda de la columna, la palabra “factura” (texto) + número de factura (dígitos). En Excel, reemplazaría la palabra “factura” con “” para quitar la palabra factura y dejar solo el número de la factura. ¿Cómo se hace una copia exacta de una columna específica en IDEA 10 y cómo se elimina cierta palabra de cada celda en una columna específica? – Mike

 

R: Esto algo muy sencillo en IDEA. Usaré el archivo Ejemplo-Empleados en la carpeta Samples para esta demostración. En el campo DIRECCIÓN tiene la siguiente información:

 

 

Supongamos que quiere eliminar la palabra Calle del campo DIRECCIÓN. En primer lugar, abra el cuadro de diálogo Manipulación de campos para anexar un campo. La manera más fácil de hacer esto es hacer doble clic en la base de datos para que aparezca el cuadro de diálogo Manipulación de campos. Seleccione Anexar para agregar un nuevo campo, NUEVO_CAMPO_DIRECCIÓN, y seleccione carácter virtual y longitud 31.

 

Tiene varias opciones de para el tipo de campo. Carácter virtual es un campo similar al campo de Excel en el sentido de que puede modificar una ecuación que haya creado. Si selecciona un campo carácter, después no podrá cambiarlo. El tipo de campo que seleccione depende de sus objetivos. Si piensa cambiarlo en el futuro, entonces seleccione carácter virtual. Si no, puede usar un campo carácter.

 

Ahora debemos crear una ecuación para el contenido del campo. Haga clic en el cuadro Parámetro para abrir el Editor de ecuaciones. En esta ecuación usaremos dos funciones @ de IDEA, @Replace y @Upper. He utilizado @Upper pues no sé si voy a encontrar Calle, calle o cAlle, la función @Upper cambia todo a CALLE. @Replace hace que IDEA reemplace CALLE por nada. La ecuación debería tener este aspecto en el Editor de ecuaciones:

 

 

Al escribir la ecuación, haga clic en la marca de verificación verde y luego en el botón Aceptar, en el cuadro de diálogo Manipulación de campos. El resultado tendrá este aspecto:

 

 

– Brian Element, CPA, CIDA, CISE, CFE, es instructor acreditado de IDEA y asesor financiero en obras públicas y servicios gubernamentales de Canadá

 

R: Otra forma de realizar esta tarea es quitar texto o caracteres usando la función @JustNumbers. En el ejemplo de Brian, agregue un campo numérico y use la fórmula @Justnumbers(DIRECCIÓN). Pero cuidado, si la dirección no contiene números, la fórmula devolverá cero.

 

– Sunder Gee, CPA, CMA, CIDA, es instructor acreditado de IDEA y director ejecutivo de servicios de datos, RTA Corporation.

 

Si desea obtener más sugerencias técnicas o si tiene alguna pregunta sobre IDEA, visite IDEAScripting.com.

 

¿Sabía que los auditores internos que dependen de Excel siguen corriendo el riesgo de pérdida de datos? Lea nuestro reciente documento técnico, Más allá de Excel: cómo usar el análisis de datos para realizar auditorías internas, y eleve sus capacidades de análisis a un nivel superior.

 

Alain Soublière:

Alain Soublière cuenta con muchos años de experiencia en software de auditoría. Fue director ejecutivo de producto para IDEA durante muchos años hasta convertirse en director ejecutivo de estrategia para CaseWare Analytics y más recientemente en director general de estrategia de productos.