Independientemente de cómo se sienta al respecto, el trabajo remoto se está convirtiendo en la nueva normalidad en muchas industrias. Nuestro sector no es una excepción. En Estados Unidos, se estima que el 16% de las empresas operan de forma totalmente remota y mientras que otras adoptan sistemas híbridos, la tendencia sólo va a crecer.
Los equipos remotos pueden aportar múltiples beneficios a las organizaciones, desde el acceso a los mejores talentos mundiales hasta la reducción de costos. En contabilidad y finanzas, el 78 por ciento de los profesionales coincidieron en que el trabajo remoto durante la pandemia resultó en una mayor productividad.
Sin embargo, la transición a sistemas de trabajo remoto plantea múltiples desafíos para las empresas de auditoría y contables, desde los riesgos de seguridad del manejo de datos confidenciales hasta cuestiones de motivación. Uno de los obstáculos más importantes es la comunicación y la colaboración. La colaboración perfecta entre los miembros del equipo, los clientes y los socios no es sólo algo agradable de tener. Es vital para brindar información financiera precisa y garantizar el cumplimiento de regulaciones en constante evolución.
Por qué la colaboración en empresas contables remotas es clave
Las auditorías y los compromisos contables implican aportaciones de varias personas, desde clientes que proporcionan datos hasta grupos que colaboran en documentos. Por lo tanto, implementar estrategias de colaboración efectivas es vital si desea que sus equipos remotos prosperen.
La colaboración entre equipos garantiza que los datos financieros se procesen, analicen y reporten con precisión, y que los datos cumplan con las regulaciones contables. Dado que es posible que muchos miembros del equipo y contactos de clientes necesiten agregar, acceder y editar los mismos datos y documentos, se necesitan herramientas colaborativas para evitar la pérdida de datos, errores y problemas de control de versiones. Uno de los principales beneficios de la colaboración es el ahorro de tiempo. En lugar de perder tiempo en largas cadenas de correo electrónico, problemas de comunicación y búsqueda de documentos, los profesionales recuperan horas para centrarse en tareas de alto nivel.
Las herramientas de colaboración también son clave para garantizar una experiencia del cliente fluida y transparente. Las actualizaciones y retrasos deben comunicarse con regularidad y de la forma más sencilla posible. Finalmente, las herramientas que fomentan la colaboración entre diferentes departamentos fomentan un sentido de propósito compartido entre equipos enteros. Esto no solo mejora la satisfacción y la productividad de los empleados, sino que también los ayuda a alcanzar los objetivos del equipo y crea una cultura empresarial positiva.
Siete técnicas de colaboración
A continuación presentamos siete formas sencillas de crear una cultura de colaboración sólida en su organización
1. Establecer objetivos y expectativas comunes
Si se pregunta cómo aumentar la colaboración entre equipos, establecer objetivos comunes puede resultar útil. Alinee los objetivos individuales y de equipo con las metas generales de la empresa. Cuando todos comprenden su propósito compartido y tienen expectativas claras, la colaboración se convierte en un resultado natural.
2. Promover un ambiente colaborativo positivo
Establecer un entorno que fomente la comunicación abierta puede ser complicado, pero recompensará a las empresas con una mayor productividad y trabajo en equipo, así como una mayor calidad del trabajo. Fomentar la comunicación abierta, la escucha activa y el intercambio de ideas.
Algunas estrategias para crear un ambiente colaborativo positivo incluyen:
- Configurar herramientas y canales de comunicación abiertos e instantáneos, como Slack
- Crear sesiones dedicadas para brainstormings.
- Liderar con el ejemplo para fomentar una comunicación abierta y eficaz
3. Emplear una herramienta para compartir archivos basada en la nube
El intercambio de archivos basado en la nube cambia las reglas del juego en los compromisos contables. En lugar de ahogarse en múltiples versiones obsoletas del mismo documento y esperar a que otros realicen modificaciones, colabore en documentos en tiempo real. Con una versión única y actualizada de su documento, se ahorra horas de posible confusión y evita errores costosos. Incluso puede trabajar al mismo tiempo que otros. Por ejemplo, con las capacidades de trabajo simultáneo de Caseware, ni siquiera tiene que esperar a que otros guarden los cambios o salgan del documento.
4. Diseñar actividades de team building
Las actividades virtuales de formación de equipos son una excelente manera de fomentar un sentido de unidad entre los miembros remotos del equipo. Esto ayuda a generar confianza, camaradería, productividad y motivación, lo que a su vez aumenta las habilidades de colaboración de los equipos.
Las actividades efectivas para formar equipos colaborativos incluyen:
- Sesiones virtuales de team building
- Sesiones de sala de descanso donde los miembros pueden unirse durante el almuerzo o los descansos.
- Reuniones de actualización para todo el equipo o la empresa
- Hilos de chat en línea para buenas noticias, preguntas diarias o vínculos
- Chats uno a uno entre miembros del equipo asignados aleatoriamente
5. Celebre los hitos y los logros
Los compromisos contables pueden tardar meses en completarse. Para dividir el proceso y aumentar la moral del equipo, celebrar colectivamente hitos más pequeños es una forma eficaz de unir a los equipos. Las herramientas de gestión de proyectos, además de proporcionar muchos otros beneficios , pueden ayudar a definir los hitos del proyecto con antelación. De esa manera, una vez que el equipo alcanza un hito, se notifica a todos. Puede optar por ofrecer incentivos o recompensas, como tiempo libre o una fiesta virtual.
6. Fomentar la comunicación entre departamentos.
Cuando las personas trabajan en diferentes departamentos, ¿qué ayuda a unir a los colaboradores? Asegúrese de que todos tengan acceso a la misma información y a una descripción general de alto nivel de los objetivos. Esto es útil para crear una visión unida para impulsar la colaboración. Puede compartir los detalles del proyecto manualmente al comienzo de un compromiso o utilizar herramientas digitales para permitir el intercambio instantáneo de datos durante todo el proyecto.
7. Implementar software de colaboración
El software de contabilidad especializado con capacidades de colaboración está revolucionando la forma en que trabajan los equipos remotos. Software como Caseware integra herramientas de colaboración para equipos remotos.
Encuentre todas las mejores técnicas de colaboración en una plataforma para ayudar a su equipo a tener éxito:
- Centralice las comunicaciones, todo en un solo lugar
- Comparta información instantáneamente entre equipos y departamentos
- Planifique proyectos fácilmente y cree metas e hitos
- Colabore en documentos en tiempo real en una plataforma de colaboración
- Colabore con los clientes, gestione las solicitudes preparadas por el cliente (PBC) y cree un recorrido fluido para el cliente.
- Contribuya al éxito de su empresa de contabilidad remota
No espere para implementar estrategias de colaboración efectivas. Cuanto antes inculque un entorno de colaboración, más rápido los esfuerzos colaborativos se convertirán en algo natural y más exitosa será su empresa. A medida que las organizaciones continúan cambiando hacia modelos de trabajo híbridos y remotos, la colaboración perfecta es vital para proporcionar resultados rápidos y precisos a los clientes.
Las empresas deben adoptar las últimas estrategias de productividad, comunicación y seguridad, o corren el riesgo de quedarse atrás de la competencia. Aprovechar la tecnología para una colaboración exitosa en equipo es la forma más efectiva de hacer crecer su empresa de contabilidad en el panorama financiero actual.