El error humano, la mala gestión o una violación de la red pueden causar la pérdida de datos, pero un plan de respaldo sólido, una ciberseguridad mejorada y herramientas basadas en la nube pueden combatir este problema.
Las empresas de contabilidad recopilan, almacenan y transfieren grandes cantidades de datos financieros. Gran parte de esta información es fundamental para calcular las ganancias, pagar las facturas y cumplir con los informes financieros y las reglamentaciones fiscales.
Las empresas y las personas que brindan servicios de terceros son responsables de garantizar que los datos financieros confidenciales de sus clientes permanezcan seguros y no se pierdan antes de que se registren. El manejo y el almacenamiento adecuados de los datos son esenciales para las operaciones de contabilidad y auditoría eficientes porque la pérdida de datos puede causar retrasos o inexactitudes o, en el peor de los casos, exponer información financiera privilegiada a los malos actores.
La pérdida de datos puede ocurrir de varias maneras diferentes y puede ocurrir accidentalmente, debido a una falla del equipo o del hardware, o debido a acciones maliciosas. Independientemente del motivo de la pérdida, puede causar un daño significativo a la reputación de una firma de contabilidad.
Por lo tanto, los contadores deben asegurarse constantemente de que las cifras y la información financiera de sus clientes estén seguras, respaldadas y manejadas de acuerdo con las mejores prácticas para la retención de datos.
Aquí hay una mirada más cercana a la pérdida de datos y cómo puede tomar medidas para protegerse contra ella.
Principales causas de pérdida de datos
La pérdida de datos puede ocurrir de diferentes maneras. Cuatro de las razones más comunes por las que se pierde información vital son errores humanos, infracciones de seguridad cibernética, sistemas de administración de datos mal diseñados o fallas catastróficas de hardware.
Ciertos pasos pueden hacer que estos eventos sean menos posibles, pero siempre existe la posibilidad de que ocurran a pesar de sus mejores esfuerzos.
Error humano
El error humano es una causa común de pérdida de información. Este problema ocurre cuando alguien borra o extravía accidentalmente un archivo que contiene cifras financieras, ingresa datos incorrectamente en una hoja de cálculo o no guarda su trabajo en un programa de contabilidad.
El error humano es especialmente frecuente cuando se trata de la entrada manual de datos y los cálculos que los contadores tienen que hacer a mano. No solo alguien podría fallar al guardar un archivo o eliminarlo sin darse cuenta, sino que también podrían surgir problemas si las cifras ingresadas son incorrectas. Un estudio de documentos de entrada de datos médicos encontró una tasa de error del 3,7 por ciento, lo que demuestra que es probable que se produzcan algunos errores al escribir cifras.
En el mejor de los casos, las empresas pueden corregir el error humano encontrando o adquiriendo los datos sin procesar y repitiendo el proceso de entrada o los cálculos nuevamente. Si la información sin procesar no está respaldada o no está disponible en su forma original, poco puede hacer la empresa de contabilidad excepto pedir perdón y ofrecer un reembolso.
Violación de la seguridad
Las violaciones de datos son cada vez más comunes. En el tercer trimestre de 2022, se expusieron más de 15 millones de infracciones. Según los registros, estos tres meses en realidad tuvieron menos incumplimientos que otros períodos similares en los últimos tres años.
Los piratas informáticos pueden acceder a los datos instalando malware, obteniendo contraseñas de empleados descuidados o accediendo a redes de forma remota. Pueden robar datos y venderlos a competidores u otros malos actores, publicarlos en línea para avergonzar a la empresa o tomarlos como rehenes y exigir un rescate por su devolución.
Los llamados ataques de ransomware son extremadamente comunes, con 623,3 millones de intentos de ataques de ransomware en todo el mundo solo en 2021.
Además de capacitar a los empleados para proteger las credenciales de inicio de sesión y usar redundancias como la autenticación de dos factores (2FA), las firmas de contabilidad pueden implementar software de detección de fraude financiero para encontrar evidencia de violaciones de datos e información robada y trabajar para limitar el daño.
Mala gestión de datos
Una gestión de datos inadecuada puede conducir a la pérdida de información crítica. En algunos casos, el problema puede incluso comenzar durante la recopilación de datos. Un plan deficiente puede dar lugar a información incompleta o imprecisa.
Además, las bases de datos diseñadas incorrectamente sin las aplicaciones adecuadas para acceder a la información pueden provocar la pérdida de datos o hacer que sea imposible encontrar conjuntos de datos específicos. Este problema puede surgir a veces cuando diferentes departamentos utilizan la misma recopilación de información. Por ejemplo, los departamentos pueden estar analizando datos usando diferentes métricas.
Las aplicaciones que permiten a los usuarios recuperar y transformar la información de la misma manera pueden ayudar con el acceso a los datos y permitir la colaboración entre departamentos para utilizar los mismos datos y herramientas de análisis.
Falla de hardware
La maquinaria no dura para siempre. Ya sea que una empresa dependa de servidores, discos duros de computadoras o discos de respaldo portátiles, siempre existe la posibilidad de que la máquina falle, dejando los datos almacenados en ella inaccesibles.
El equipo y el software actualizados pueden ayudar a protegerse contra este problema, pero para protegerse realmente contra fallas inesperadas del servidor, computadoras dañadas o memorias USB extraviadas, utilice una opción de copia de seguridad remota, como una base de datos basada en la nube.
¿Cómo se puede prevenir la pérdida de datos?
La prevención de pérdida de datos puede limitar el riesgo de perder información vital. Además de actualizar los sistemas de seguridad, una firma o departamento de contabilidad puede crear un sistema sólido y prácticas para respaldar la información para evitar daños por borrado por error u otros errores humanos comunes y fallas de software o hardware.
Copias de seguridad frecuentes
Las copias de seguridad de datos pueden ayudar a combatir múltiples causas de pérdida de datos. Además de mantener una copia de los datos en caso de que alguien los elimine accidentalmente, esta estrategia puede ayudar a evitar pérdidas debido a problemas de software, corrupción de archivos, fallas en el servidor de la base de datos o ataques de ransomware.
Las copias de seguridad de datos tradicionales implican la transferencia de información a un segundo disco duro u otros dispositivos de almacenamiento. Sin embargo, las soluciones basadas en la nube son una mejor opción por múltiples razones. En primer lugar, los datos se almacenan en servidores remotos fuera del sitio, por lo que estarán protegidos en caso de un ataque o una falla catastrófica del hardware. Además, es fácil realizar copias de seguridad de los datos de forma incremental a través de una conexión a Internet mientras los empleados trabajan.
Lo que es más importante, la copia de seguridad en la nube en pequeñas porciones no requerirá mucha memoria, por lo que no ralentizará la red tanto como una gran carga de información. Estas microcopias de seguridad también permiten la compartimentación de los datos, lo que reduce el tiempo de recuperación si se pierden los archivos y también limita los daños causados por ataques de ransomware.
Seguridad de la red
La seguridad de la red implica proteger la infraestructura de las computadoras, las conexiones a Internet, los dispositivos, las bases de datos, las plataformas en la nube y las aplicaciones necesarias para operar una empresa u organización.
Además de las herramientas estándar de ciberseguridad como firewalls, controles de acceso, aplicaciones de seguridad y software antivirus, las empresas pueden confiar en herramientas específicas destinadas a proteger la información almacenada o transmitida dentro de la red.
Por ejemplo, las herramientas de análisis de sistemas pueden monitorear la actividad dentro de la red y alertar al personal de TI sobre movimientos sospechosos, como una gran transferencia de datos o acceso desde un dispositivo no reconocido.
Mientras tanto, las herramientas de prevención de pérdida de datos pueden restringir el acceso a los datos dentro de la red y requerir pruebas o verificaciones adicionales antes de que alguien elimine información del sistema. Por ejemplo, solo los empleados autorizados específicos podrían imprimir o descargar informes financieros.
Software de colaboración en la nube
El software de colaboración en la nube puede ayudar a los empleados a trabajar en proyectos específicos sin tener que guardar datos manualmente. Estos programas suelen tener funciones de control de versiones que permiten a los usuarios volver atrás y ver versiones anteriores del documento, la hoja de cálculo o el informe. Los usuarios pueden volver a versiones anteriores para encontrar errores o acceder a datos eliminados accidentalmente o mal calculados en la versión actual.
Por ejemplo, los documentos de trabajo para auditorías financieras alojados en podrían permitir a los contadores agregar la información y las pruebas necesarias desde cualquier ubicación y guardarlas y posiblemente realizar copias de seguridad sin ningún paso adicional.
Dado que los proveedores de la nube de terceros manejan la infraestructura de la nube y los datos se alojan en una red de servidores remotos, el software de la nube no tiene los mismos peligros de gestión de datos que los programas y el hardware internos.
Con estas prácticas, es posible evitar la pérdida de datos y tener una fuente confiable de copias de seguridad para protegerse contra errores humanos o de hardware.