Informe de ISACA
A pesar de las ventajas obvias de usar una herramienta de análisis de datos en la auditoría, muchos auditores siguen sin adoptar la tecnología. Para crear su informe titulado, ‘Barriers and Enablers to Auditors Accepting Generalized Audit Software’, ISACA entrevistó a casi 300 auditores que utilizan software de auditoría, con el objetivo de identificar qué factores impulsan a los auditores a usar el software o a evitarlo. A continuación presentamos algunas partes destacadas del informe.
Como dice el informe, es tan importante estudiar las barreras que impiden a la gente adoptar una solución tecnológica como lo es estudiar los factores que promueven su uso.
Características de los encuestados
Del grupo de 277 auditores encuestados, la mayoría tenía más de cinco años de experiencia en auditoría y había estado usando una herramienta de análisis durante más de dos años. La mayoría de los encuestados indicaron que trabajaban en contabilidad pública (29%); banca y finanzas (17%); y gobierno y organizaciones sin fines de lucro (16%). Los auditores financieros fueron los más comunes en el grupo (44%), seguidos por los auditores de TI (32%) y los auditores de operaciones (24%), con un 60% de auditores internos y un 40% de auditores externos. La herramienta de análisis más citada por los auditores fue el software de análisis de datos CaseWare IDEA, con un abrumador 66% que la identifica como su herramienta preferida. Le siguieron ActiveData para Excel y las herramientas de Microsoft.
Usos de herramientas de análisis de datos
En la encuesta, se pidió a los auditores que clasificaran en una escala de «totalmente en desacuerdo = 1» a «totalmente de acuerdo = 7» si usaban una herramienta de análisis para determinados análisis. Se descubrió que la mayoría de los auditores usan una herramienta de análisis para muestreo de auditoría, extracción o «minería» de datos, pruebas sustantivas y para detectar fraude. Las áreas en las que se utiliza menos son el análisis de regresión y el cálculo de ratios.
Barreras al uso
Aunque los auditores encuestados están de acuerdo en que una herramienta de análisis mejora la calidad de su trabajo y aumenta su rendimiento, creen que la razón por la cual otros piensan diferente es que creen que el software es difícil de usar, desconocen toda su funcionalidad o se desaniman al encontrar problemas en su propio sistema. Cuando el tiempo de respuesta de un sistema es lento, la visión general de la persona respecto a la herramienta puede que cambie porque es una indicación de que algo no funciona. Los problemas frecuentes que indican que el sistema no está funcionando correctamente son: dificultades al extraer los datos, falta de documentación del sistema y la herramienta de análisis no funciona como se esperaba.
Otra barrera mencionada fue el peligro percibido por parte del auditor respecto al control de su propio trabajo o a su capacidad para realizar procedimientos de auditoría, lo cual podría alentar a los empleados a no adoptar la tecnología. Además, la encuesta dividió a los auditores en dos grupos distintos, internos y externos, para determinar si existían diferencias en sus opiniones sobre las herramientas de análisis. Se descubrió que, de hecho, existe una diferencia, ya que los auditores internos perciben las herramientas de análisis como una amenaza, más que los auditores externos. Un encuestado señaló que «los auditores internos generalmente se resisten más al uso ya que no ven cómo se aplica a las operaciones, pero consideran estas herramientas más relevantes para los cálculos financieros», mientras que otro afirmó que «desde el punto de vista del auditor de TI, este es el mayor obstáculo al iniciar el uso regular de una herramienta de análisis de datos en una función de auditoría interna».
Cómo superar las barreras
Al adoptar una herramienta de análisis, el informe indica la importancia que tiene que la dirección proporcione instrucciones, formación e información. A los usuarios potenciales se les debe instruir para que comprendan las razones por las cuales deben usar la herramienta. Después necesitan formación, es decir, cursos que les enseñen cómo utilizar la tecnología y cómo aprovechar sus ventajas al máximo. La dirección debe también dar a conocer su aceptación de la herramienta para mejorar la percepción general, y se debe encuestar a los empleados y que sus dudas sobre la tecnología se resuelvan oportunamente para que se sientan más cómodos usando la herramienta.
Cómo eliminar las barreras
Eliminar las barreras que impiden que una organización adopte una herramienta de análisis puede suponer un reto. Si le interesa obtener más información y sugerencias sobre cómo superar estos problemas, vea nuestro seminario web, ‘Failure to launch: Breaking down the barriers to increase use of data analytics’ (Lanzamiento fallido: cómo derribar las barreras para aumentar el uso de herramientas de análisis de datos, disponible solo en inglés)
Anu Sood, Directora de producto y marketing corporativo de CaseWare Analytics.