El fraude está en todas partes y, lamentablemente, ninguna empresa es inmune a su amenaza. Sin embargo, los auditores internos pueden ayudar a proteger sus organizaciones implementando sólidos controles internos contra el fraude. Al hacerlo, mejorará su nivel de detección de fraude. Puede implementar estos controles de prevención de varias maneras.
Continúe leyendo para conocer los distintos tipos de controles internos sobre los informes financieros que pueden proteger a su empresa del fraude.
¿Cuál es el propósito de los controles internos?
El fraude es uno de los mayores riesgos para la gobernanza que enfrentan las organizaciones. Este riesgo se mantiene en todas las industrias y jurisdicciones. De hecho, el informe global sobre fraude de la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE) de 2022 sugiere que el fraude causa pérdidas de billones de dólares.
Los controles internos son clave para prevenir el fraude en su empresa. Los controles internos comprenden los procesos de auditoría y contabilidad utilizados en su departamento financiero para garantizar el cumplimiento normativo y la integridad de los informes. Estos controles lo ayudan a cumplir con las leyes y regulaciones necesarias, pero también lo ayudan a prevenir y reducir el riesgo de fraude de su empresa.
Los controles internos también pueden aumentar la eficiencia organizacional al garantizar que los empleados sigan las políticas, tengan en cuenta los presupuestos, destaquen la escasez de capital y creen informes precisos para los roles de liderazgo de su empresa.
Tipos comunes de fraude en los negocios y la contabilidad.
¿Qué tipos de fraude podría correr riesgo su empresa? El fraude ocupacional se divide en tres categorías principales:
- Apropiación indebida de activos
- Corrupción
- Fraude de estados financieros
Aunque a veces los delincuentes sólo cometen un tipo de fraude, a menudo llevan a cabo múltiples formas del mismo. El informe ACFE de 2022 encontró que el 40 por ciento de los casos involucraban más de una categoría de fraude ocupacional.
La ACFE encontró los siguientes casos de fraude en las tres categorías:
- Sólo malversación de activos: 47 por ciento
- Malversación de activos y corrupción: 32 por ciento
- Sólo corrupción: 12 por ciento
- Malversación de activos, corrupción y fraude de estados financieros: cinco por ciento
- Malversación de activos y fraude de estados financieros: dos por ciento
- Sólo fraude en estados financieros: uno por ciento
- Corrupción y fraude en los estados financieros: uno por ciento
Las cinco pérdidas medianas más altas según la industria son:
- Bienes raíces: $435.000
- Comercio mayorista: $400.000
- Transporte y almacenamiento: $250.000
- Construcción: $203.000
- Servicios públicos: $200.000
La implementación de ciertos elementos de control interno puede ayudar a su empresa a prevenir este tipo de fraude.
Controles internos y prevención de fraude: los cuatro principales controles internos en contabilidad
Prevenir el fraude suele ser menos costoso que afrontar las consecuencias de la victimización. Tener un marco de control interno sólido es vital para prevenir el fraude. Invertir en controles internos puede ahorrarle dinero a su empresa y al mismo tiempo aumentar la eficiencia. La contabilidad de controles internos puede ayudar a su organización a minimizar su riesgo y prevenir activamente el fraude.
Implemente los siguientes controles internos para evitar robos y pérdidas costosas que podrían perjudicar a su empresa.
1. Auditorías internas y externas
Las auditorías internas y externas pueden investigar si hay fraude presente o en riesgo de desarrollarse dentro de su negocio. Una vez completada su auditoría, puede gestionar el riesgo de fraude de su empresa utilizando herramientas para la evaluación de riesgos y la planificación de auditorías.
Una auditoría interna debería proporcionarle lo siguiente:
- Identificación de áreas potenciales de peligro con riesgo de fraude
- Comprensión de los elementos de fraude que ponen en riesgo a su empresa
- Un resumen de las tendencias y escenarios asociados con cada tipo de fraude de alto riesgo potencialmente asociado con su negocio.
- Evaluación de los indicadores de fraude actuales.
- Determinación de si es necesaria una investigación o acción adicional
- Revisión de la eficacia de los controles para detectar y prevenir futuros riesgos de fraude
Mientras que las auditorías internas se concentran en mejorar el desempeño, las auditorías externas se esfuerzan por demostrar la veracidad y exactitud de los estados financieros de su empresa.
2. Segregación de funciones
La separación de funciones es un importante proceso de control interno. Cuando las organizaciones implementan la segregación de funciones , se aseguran de que una persona no tenga el control exclusivo sobre la vida útil de una transacción. Esto significa que se asignan diferentes tareas a diferentes personas para fomentar la supervisión y la precisión. Estos deberes incluyen:
- Iniciando la transacción
- Aprobar la transacción
- Grabar la transacción
- Conciliar la transacción
- Manejo del activo
- Revisando el informe
Debe haber al menos dos personas asignadas a todas las transacciones financieras.
La segregación de funciones es esencial para el control interno. Esta separación reduce el riesgo de acciones inapropiadas y erróneas. Al separar las responsabilidades funcionales entre unidades, puede garantizar que no se cometan errores sin que otra persona los descubra.
La separación de funciones también actúa como elemento disuasorio del fraude. Cuando se separan eficazmente las funciones, el fraude no se puede realizar solo. Un acto fraudulento exitoso requiere colusión o la ayuda de otra persona.
3. Políticas antifraude y código ético de conducta
Un código de conducta sólido es un control antifraude de inestimable valor. Proporciona una hoja de ruta clara de comportamientos aceptables e inaceptables. Definir expectativas puede ayudar a salvaguardar la reputación de su empresa y, al mismo tiempo, evitar costosos problemas regulatorios y legales.
Un código de conducta sólido detallará la misión, visión, principios, valores y compromisos de su empresa. Lo hace mientras los vincula con los estándares requeridos de comportamiento moral y ético en el lugar de trabajo.
Su código de conducta debe incluir lo siguiente para guiar el comportamiento interno:
- Política antifraude
- Plan de respuesta a incidentes
- Política de denuncia de irregularidades
- código de ética empresarial
- Políticas financieras y fiscales en materia de desembolsos y reembolsos
Articular claramente estas políticas ayuda a establecer expectativas internas y sirve como punto de referencia para evaluar el comportamiento y responsabilizar a los empleados que no cumplen.
4. Informes financieros precisos y actualizados
Los registros contables y los informes financieros aumentan la visibilidad y facilitan que su empresa audite diversas actividades y transacciones. A su vez, la facilidad de auditoría ayuda a reducir el fraude.
Las mejores prácticas para minimizar el fraude incluyen los siguientes controles internos:
- Documentar todos los recibos de ventas.
- Documentar todos los preparativos de depósito de la cuenta bancaria.
- Utilice sellos «solo para depósito» en los cheques recibidos
- Evite los sellos de firma
- Requerir dos o más firmas en cheques grandes
- Verificaciones de documentos en un registro
- Requerir la aprobación del supervisor de las hojas de tiempo de los empleados antes del procesamiento de la nómina
- Examinar los cheques cancelados para asegurarse de que terceros sean legítimos.
Estas mejores prácticas pueden ayudar a reducir la apropiación indebida de activos y otros tipos de fraude mediante la creación de pistas de auditoría.