IDEA 11.2, nuestra versión más reciente, proporciona más funciones y ofrece un aspecto renovado. Nuestros diseñadores expertos garantizan que IDEA sea cada vez más intuitivo y más centrado en el usuario.
Esta versión cuenta con más funciones para crear informes completos, apps de auditoría inteligentes para auditorías de alta calidad, complementos más potentes y mejoras en funciones de análisis e importación de archivos.
Veamos algunas de las mejoras y cambios:
Funcionalidad de publicación
Los auditores necesitan tener la capacidad de compartir los resultados que surjan de su análisis de datos para ilustrar un fallo potencial en un control u otro problema. Estos resultados deben ir acompañados de los datos subyacentes y de una explicación que describa lo ocurrido.
En muchos escenarios de auditoría interna que incluyen el uso de IDEA, los auditores necesitan compartir resultados potenciales con los líderes de su equipo (quienes por lo general tienen IDEA instalado) y con clientes internos (quienes con frecuencia no lo tienen instalado). Como resultado de esto, enviar un correo electrónico con una base de datos en formato IMD no es viable, ya que el cliente no puede leer ese formato. Y aunque tuviera IDEA instalado, puede que no esté claro qué datos están observando y su significado, desde un punto de vista de control.
El propósito y el resultado final de una auditoría es el Informe de auditoría, que comprende los resultados de la auditoría. La funcionalidad de publicación ayudará a los auditores a redactar el informe de auditoría proporcionando fácil acceso a los resultados y a los datos de origen en un formato legible y la opción de incluir a su vez, los comentarios de bases de datos en el historial. Luego lo pueden compartir fácilmente con sus clientes.
Para enviar las observaciones obtenidas en IDEA a un cliente interno o enviar bases de datos IDEA para gestionar la revisión de la auditoría y realizar un control de calidad, hemos agregado la funcionalidad de configurar un servidor SMTP en IDEA. Puede usar la configuración SMTP predeterminada para Gmail, Outlook, etc. o usar la configuración SMTP de su organización.
Interfaz actualizada
Parte de la evolución de IDEA a lo largo de los años ha sido la continua modernización de su interfaz, algo necesario para que IDEA sea más accesible y fácil de usar.
Dentro de una iniciativa más amplia destinada a simplificar la experiencia del usuario, hemos cambiado la imagen de la marca IDEA para seguir un enfoque hacia un producto que sea más fácil de usar. Hemos comenzado a actualizar la interfaz para que sea más coherente con los estándares de la industria y se ajuste a requisitos de accesibilidad.
Criterios de selección para varios valores dentro de un campo de columna
Los auditores exploran con frecuencia transacciones usando filtros, y hay muchas formas de hacerlo en IDEA. Las estadísticas de campo carácter permiten al auditor explorar datos en profundidad, de forma interactiva, mediante el acceso a varios niveles de detalle. Las extracciones de valores clave son otra forma de filtrado. Pero el método más común para filtrar datos es «hacer clic y elegir», que utiliza el menú contextual «Mostrar todos los registros que contengan» en la cuadrícula de datos.
Sin embargo, existe un límite para «hacer clic y elegir», ya que no se puede incluir más de un valor distinto de la misma columna sin escribir una fórmula personalizada. Todavía es peor si los valores seleccionados contienen cadenas largas, pues tiene que escribirlas con toda exactitud o la consulta no funciona.
IDEA 11.2 presenta una manera ingeniosa de ampliar el concepto de «hacer clic y elegir» al permitir que el usuario seleccione más de una celda en la misma columna, manteniendo presionadas las teclas CTRL o MAYÚS, y construyendo automáticamente la fórmula de consulta necesaria, para realizar una consulta combinada de varios valores al mismo tiempo. Este filtrado mejorado seguirá funcionando junto a la característica de filtrado anterior, la cual permite al usuario crear filtros muy sofisticados en unos pocos clics, sin necesidad de programar.
Utilidades: la app SmartAnalyzer más reciente
Hemos agregado una nueva aplicación SmartAnalyzer que actualmente consta de 14 utilidades (cantidad que aumentará en el futuro). Muchas de estas utilidades se crearon a petición de auditores que desean mejorar sus auditorías (por ejemplo, tener la capacidad de exportar varias bases de datos, poder crear una lista de fechas para hacer comparaciones, etc.) Este paquete mejora la experiencia del usuario en IDEA.
Complementos de IDEA Lab
Los siguiente complementos están ahora disponibles en IDEA Lab:
Obtener siguiente o anterior: Este complemento le permite extraer un número x de transacciones anteriores o siguientes a un tipo de transacción específica que se basa en un criterio determinado. Por ejemplo, puede revisar transacciones registradas antes o después de una cancelación en el sistema de ventas. Puede establecer que el criterio incluya todas las transacciones canceladas y especificar el número de registros anteriores o siguientes que desea extraer. El complemento extrae todas las transacciones anteriores y posteriores que cumplan el criterio.
Registros únicos: Para complementar la tarea Detección de clave duplicada este complemento busca registros duplicados y registros sin duplicados. El complemento Registros únicos busca valores únicos, basándose en un índice en el archivo. Seleccione los valores únicos (claves) y luego seleccione los campos que desea incluir en los resultados. El complemento devuelve un archivo que contiene un registro único basado en los valores únicos.
Análisis de texto: Este complemento analiza el texto de un informe (solo en archivos PDF, DOC, DOCX y TXT). Los resultados del análisis se muestran en tres bases de datos IDEA. El complemento crea automáticamente análisis de sentimientos, y gráficos de barras de frecuencia de palabras y genera además una nube de palabras. Para usar este complemento debe tener instalado Java 7 o una versión posterior.
Mejoras en la tarea Excluir clave duplicada
La tarea Excluir clave duplicada identifica registros duplicados en una base de datos pero solo cuando un campo especificado es diferente, por ejemplo números de proveedor duplicados para proveedores diferentes. Esta tarea solo produce el primer registro relacionado con la exclusión de clave duplicada. El resultado de la tarea Excluir clave duplicada anteriormente enumeraba las combinaciones identificadas por las tareas. Lo que esperaban los usuarios era que el resultado enumerara todos los registros, no solo las combinaciones diferentes encontradas en la base de datos.
La tarea Excluir clave duplicada se ha mejorado para que genere todos los registros relacionados con una clave única de exclusión de duplicados. Esto permitirá al usuario ver todos los registros relacionados con su criterio, en lugar de tener que hacer una unión para obtener estos registros.