Sin duda, la mayor parte de la tecnología que utilizan los auditores internos está «sobre el terreno», como el portátil, el smartphone o la escalera del almacén. Pero hay un tipo particular de artilugio que está dejando atrás la tierra y que está transformando las auditorías de inventario: el dron, también conocido como «vehículo aéreo no tripulado» (UAV, por sus siglas en inglés).
Si se piensa, no es tan sorprendente. Auditar las existencias siempre ha sido una de las tareas más tediosas a las que puede enfrentarse un auditor. Cualquier cosa que pueda acelerar el proceso de la auditoría interna y hacerla más precisa es una gran victoria, y en este sentido los drones tienen mucho que aportar.
Veamos cómo la auditoría puede llegar más lejos con su ayuda.
El uso de drones en la auditoría proporciona enormes beneficios a la gestión de stocks
De acuerdo al documento de investigación llamado, acertadamente, «Prepare for Takeoff: Improving Asset Measurement and Audit Quality with Drone Enabled Inventory Audit Procedures» (Prepárese para el despegue: mejora de la medición de activos y la calidad de auditoría con procedimientos de auditoría de inventario habilitados para drones), los drones suponen un gran ahorro en productividad. Un estudio al que hacen referencia los autores demuestra que:
- los tiempos de recuento se redujeron de 681 horas a 19 horas;
- las tasas de error cayeron del 0,15 % al 0,03 %; y
- el uso de drones generó documentación de auditoría de mayor calidad.
Aunque solo se trata de un único estudio de auditoría de drones realizado en un entorno ideal, en otros ámbitos se hacen eco de sus conclusiones.
«Los drones pueden entrar en lugares de difícil acceso y, en comparación con los métodos manuales, capturar enormes volúmenes de datos en periodos de tiempo muy breves, por lo que cabe esperar que el uso de los drones aporte eficiencia real a la forma en que realizamos nuestras auditorías» (Joanne Murray, Drones Assurance Lead, PwC UK).
De qué manera ayudan los drones a los auditores internos
¿Cómo pueden los drones aumentar la productividad y ayudar a los auditores a capturar de forma más precisa los números de inventario? La respuesta la encontramos en varios factores:
- Debido a su perspectiva única, los drones pueden fotografiar, detectar y medir grandes cantidades de existencias a la vez, desde varios ángulos y de toda la zona de almacenamiento.
- Un potente software de procesamiento de imágenes analiza las fotografías y vídeos, y convierte los datos en recuentos de inventario de forma rápida y precisa.
- Los datos de inventario de los drones pueden combinarse con información del sensor, recuentos manuales y otros enfoques para aumentar la sensibilidad, la calidad del recuento y la velocidad.
Todo ello permite realizar auditorías de inventario con más rapidez y precisión.
Tecnologías y enfoques de la auditoría interna con drones
Los drones usan varias tecnologías de auditoría interna para realizar un análisis y recuento precisos:
Tipo de dron
Los auditores tienen numerosas opciones para elegir los drones adecuados y poder aprovecharse de las diferentes funciones que ofrecen, lo que en gran medida dependerá del caso de uso del dron, por ejemplo:
- Alta maniobrabilidad si el dron necesita sobrevolar espacios estrechos.
- Mayor duración de la batería si el dron opera durante períodos prolongados.
- Mayor capacidad de carga para llevar sensores y cámaras.
Formación de vuelo de drones
Pilotar un dron requiere algo de práctica, y hay muchos cursos disponibles. Con formación, los auditores no necesitan tener un talento especial para volar y usar un dron. Por ejemplo, en Estados Unidos, se necesita un certificado de piloto a distancia y una verificación de antecedentes de la Administración de Seguridad en el Transporte (TSA, por sus siglas en inglés).
Equipamiento de cámaras para drones
Para los diferentes casos de uso pueden intercambiarse cámaras de fotografías y vídeos, por ejemplo:
- Cámaras de primer plano para inspeccionar la calidad y defectos de los activos.
- Cámaras con gran angular para contar grandes cantidades de existencias a la vez.
- Cámaras con zoom para realizar recuentos de largo alcance.
- Cámaras termográficas para identificar fuentes de calor.
Sensores de drones
Además de las cámaras, los drones pueden tener otros sensores para realizar mediciones del entorno. Estos pueden detectar humedad, temperaturas, niveles de luminosidad, productos químicos, olores y otros factores.
Análisis de contenido de vídeo y fotogrametría de drones
Los drones tienen integrado un software de procesamiento de imágenes, que incluye fotogrametría y análisis de contenido de vídeo, el cual puede escanear, procesar y generar cantidades de inventario mediante algoritmos. El software, cuando hay nuevos casos de uso, debe «entrenarse» para que le resulte más fácil dar sentido a los datos; aunque esto implica cierta configuración y verificación manual, la precisión del sistema mejora rápidamente con el tiempo.
Más allá de la auditoría de inventario
Los drones no se limitan simplemente a contar cosas. Pueden adaptarse a varios casos de uso relacionados con la auditoría, lo que incluye:
- Amplia inspección de activos en zonas grandes como tuberías de suministro, tendidos eléctricos o redes de carreteras.
- Identificación estrecha de riesgos potenciales como invasión de crecimiento vegetal, daños en activos, fugas e integridad estructural, y áreas similares.
- Entrada a lugares de difícil acceso que requieren auditoría.
- Inspecciones de seguridad, sobre todo para infraestructura civil, edificios o entornos potencialmente peligrosos que puedan repercutir en la salud y el bienestar.
- Otras inspecciones para áreas relacionadas con el cumplimiento normativo, el transporte o la cadena de suministro.
- Identificación de robos y otros cambios imprevistos del inventario.
- Evaluación del valor de los activos para áreas como estados financieros, depreciación o gestión de activos.
Industrias comunes que hacen uso de la auditoría de drones
Los auditores usan ahora los drones cada vez en más sectores, incluidos:
- Minería, excavaciones y extracción de minerales.
- Producción de energía, incluidos combustibles fósiles, transmisión de energía y renovables.
- Agricultura, incluidos los rendimientos de las explotaciones agrícolas, calidad del suelo y gestión de las cosechas.
- Infraestructura civil, caminos y gestión de edificios.
- Catastro y bienes raíces.
- Construcción, desarrollo y grandes proyectos inmobiliarios y de ingeniería.
- Redes de comunicaciones, como torres de servicios móviles.
- Planificación de operaciones, reparaciones y mantenimiento.
Requisitos legales para los auditores que usan drones
Las firmas de auditoría en los Estados Unidos llevan utilizando drones desde 2016 aproximadamente, cuando entraron en vigor las nuevas normas de la Administración Federal de Aviación (FAA, por sus siglas en inglés) en relación al uso comercial de los drones. A continuación, indicamos cómo se han interpretado dichos requisitos legales.
«Una nueva norma de la FAA autoriza ampliamente las operaciones comerciales con drones en los Estados Unidos, lo que facilita a las firmas de CPA de cualquier tamaño incorporar drones a sus operaciones. La nueva norma permite la operación comercial de drones de hasta 35 libras (16 kilogramos).
«Aunque aún existen numerosas restricciones, como la velocidad aérea máxima de 100 mph y una altitud máxima de 400 pies (122 m) sobre el suelo, la nueva norma favorece la posibilidad de realizar operaciones con drones. En lugar de una licencia especial de la FAA, ahora los operadores de drones comerciales pueden usar un certificado de piloto a distancia y una verificación de antecedentes de la TSA» (AICPA, Drones on the Horizon for CPA Firms in 2017).
Los requisitos legales para el uso comercial de drones varían en función del país.
El futuro de los drones en la auditoría interna
Los drones están generando gran interés con rapidez. Si tenemos presente que las principales firmas de auditoría y contadores públicos certificados ya usan drones para ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar la precisión, ¿qué nos depara el futuro?
Es un poco pronto para saberlo, pues aún nos encontramos en las fases de “innovadores” y “primeros adoptantes” de la metodología Hype Cycle. El tamaño de mercado de los servicios de drones se espera que crezca de 4.400 millones de dólares estadounidenses en 2018 a 63.600 millones en 2025. Aunque la auditoría interna solo representará una pequeña fracción de ese volumen, sigue siendo una prometedora señal de lo que está por venir.
Los drones son parte del creciente mercado del análisis de auditoría
Los drones están ayudando a los auditores internos a obtener datos útiles y precisos en unos volúmenes antes impensables. CaseWare IDEA brinda soluciones de software líderes en la industria que ayudan a dar sentido a dicha información, así como a la que se recopila de la manera tradicional. IDEA proporciona el tipo de datos que pueden añadir un valor destacado a los esfuerzos de un equipo de auditoría interna.