La voluntad y la capacidad de innovar ha sido una característica clave de muchas firmas contables e impositivas exitosas. Al enfrentarse a desafíos como el talento abrumado, la mayor demanda de servicios, los cambios en la tecnología y las expectativas laborales y de vida evolucionadas, la innovación es un requisito.
No es de extrañar que la profesión, especialmente en los últimos años, haya recurrido a las técnicas de gestión de proyectos y aprovechado la experiencia de los profesionales en este campo para lograr los cambios necesarios.
Demasiadas organizaciones pierden dinero y oportunidades al no completar sus iniciativas de innovación. Los ejemplos de tales proyectos pueden incluir el lanzamiento de un nuevo servicio, la implementación de una nueva estrategia de precios, la contratación de personal remoto o la implementación de nueva tecnología . Las mejores prácticas de gestión de proyectos ayudan a las organizaciones a mantenerse competitivas y saludables al proporcionar un marco para completar estos compromisos.
Mantener el enfoque y definir el alcance
Muchos proyectos fracasan por falta de visión adecuada y claridad de objetivos. Un proyecto gestionado con éxito no es el resultado de una hoja de cálculo detallada o de un capataz fuerte. Una visión bien elaborada debe comunicarse desde el principio.
La visión debe describir el resultado, no cuál es el producto final. Dada la velocidad del cambio, la iteración durante el proyecto es importante para que la iniciativa siga siendo relevante cuando se complete. Al describir los resultados deseados, el equipo del proyecto tendrá una meta específica por la cual trabajar.
Cuanto más específica sea la visión, más fácil será para el director del proyecto definir con precisión el alcance de la iniciativa. El patrocinador de un proyecto debe comunicar la visión y brindar orientación sobre el propósito, el tiempo y los recursos disponibles para completar el proyecto.
Sin esta especificidad, es probable que el alcance sea demasiado ambiguo, lo que provocará que el proyecto se desvíe, rompa el presupuesto y extienda los plazos. El proyecto puede llegar a ser tan grande que se pierda el propósito original y se pierda la ventana de oportunidad.
Un alcance bien definido crea límites para que el equipo del proyecto opere dentro. Las ideas y oportunidades adicionales identificadas en el camino deben capturarse para cualquier proyecto futuro.
Planificación y previsión
Como la claridad de la visión fomenta una mejor determinación del alcance, tener un alcance detallado permite una mejor planificación y previsión.
La planificación incluye reunir un equipo diverso. Debe haber varios expertos en la materia y personas con diferentes puntos de vista. Al incorporar esta diversidad, los sesgos inconscientes se pueden evitar más fácilmente y, por lo tanto, se reduce el riesgo. Atraer talento de varias partes de la organización también puede ayudar a equilibrar los desafíos de capacidad, los presupuestos y la disponibilidad del personal en esta profesión muy determinada por los plazos.
La identificación de las métricas para seguir el progreso y el éxito es otro componente clave del proceso de planificación. Como dice el dicho, “Gestionamos lo que medimos”. Esto puede significar que se deben crear nuevos KPI, se deben extraer datos históricos y se deben comunicar todos estos datos. La transparencia de estas métricas es importante para que el equipo tome buenas decisiones y sepa cuándo se deben realizar ajustes.
Recursos de gestión de proyectos de contabilidad
Los gerentes de proyecto aprovechan muchas herramientas y técnicas para ejecutar un proyecto. Veamos algunos.
- Fomentar la colaboración entre el equipo es una estrategia importante para cualquier proyecto. Cuando esto ocurre, la creatividad prospera y los niveles de productividad aumentan. Los líderes de proyecto se apoyan en la comunicación, la estandarización y los informes y análisis para mantener al equipo encaminado.
- Comunicar las expectativas es fundamental a la hora de invitar talento a formar parte del proyecto. Deben entender por qué se les pide que participen, así como el papel y las responsabilidades que tendrán. Necesitan la línea de tiempo, para que puedan verificar su disponibilidad para todo el proyecto o cualquier parte del mismo. Se les debe dar una estimación del compromiso de tiempo requerido para ser parte del proyecto.
- Las herramientas de software son fundamentales para comunicar el estado, seguir el progreso y analizar los datos. Las tareas y asignaciones se pueden gestionar a través de un programa de gestión de flujo de trabajo, como Caseware Accomplish . El empleo de herramientas que ya se utilizan en la empresa minimiza el cambio y permite la estandarización de los procesos y la presentación de informes. Pero no use informes comunes solo para mantener la coherencia; los informes deben tener datos que sean relevantes para el proyecto e ilustre si se está logrando el impacto correcto.
Empezar
Las firmas de impuestos y contabilidad han estado contratando personal no tradicional, como gerentes de proyectos, para ayudar a que sus equipos funcionen de manera más eficiente y brinden más valor. Incluso si su organización no puede contratar a un profesional certificado en gestión de proyectos (PMP) , busque comenzar a adoptar sus mejores prácticas, principios y mentalidades. La capacitación sobre estas herramientas y los programas de certificación están disponibles para garantizar que tenga miembros del equipo capaces de respaldar las iniciativas de su empresa.
El empleo de estas técnicas puede permitir que su equipo impulse el cambio necesario en menos tiempo y, a menudo, por debajo del presupuesto. Al igual que con cualquier cosa nueva, requerirá práctica y se cometerán errores, así que concédase la gracia mientras perfecciona este proceso.
Tómese un momento para reflexionar sobre el estado actual de su práctica. ¿Tienes una idea o iniciativa que ha estado latente? Desempolve, use las técnicas que los gerentes de proyecto usan todos los días y comience.