La empresa con sede en el Reino Unido necesitaba una solución de auditoría basada en la nube con una interfaz moderna.
Perfil de la empresa
BHP Chartered Accountants es una de las firmas de contabilidad independientes más grandes del norte de Inglaterra y una de las 35 firmas principales del Reino Unido. Con raíces que se remontan a más de 150 años, BHP ofrece una oferta integrada y completa de servicios, que incluye cumplimiento, planificación fiscal, finanzas corporativas y asesoramiento empresarial. Con sede en Sheffield, South Yorkshire, la empresa emplea a más de 400 personas en cinco oficinas en Yorkshire.
BHP tiene clientes en una amplia gama de industrias, incluidas escuelas académicas, organizaciones benéficas y sin fines de lucro, atención médica, aseguramiento de pensiones, manufactura, propiedad, tecnología, comercio minorista y hotelería, y propiedades y agricultura. La firma también es parte de la red Kreston Global, una red internacional de asesoría y contabilidad, con vínculos a 160 firmas en 110 países.
Desafío
BHP había estado utilizando un software local para gestionar sus procesos de auditoría antes de que ocurriera la pandemia de COVID-19. La empresa ya había estado planeando pasar a otro producto, pero la pandemia puso de relieve las ventajas de utilizar una oferta basada en la nube, dijo Maise Poskitt, directora de Amazing de BHP. Poskitt es responsable de los procesos relacionados con el software, la implementación y la capacitación de BHP y de ayudar a todos a mejorar en sus funciones, ya sean nuevos miembros del equipo o socios.
«Teníamos un par de productos en la nube que ya habíamos implementado para equipos ajenos a la auditoría», dijo Poskitt. «Y esos equipos pasaron de trabajar en la oficina a trabajar desde casa sin problemas, mientras que otros departamentos, que utilizaban soluciones basadas en servidores, tenían dificultades».
La solución que BHP había estado considerando estaba basada solo parcialmente en la nube, por lo que la empresa decidió buscar una alternativa que tuviera capacidades completas de nube para soportar una fuerza laboral más remota.
Solución
Los equipos de academias y organizaciones benéficas de BHP, así como otros miembros del personal, tenían experiencia con los productos basados en servidor de Caseware. Por eso, Caseware Cloud Audit, una solución totalmente basada en la nube para gestionar el proceso de auditoría, tuvo un atractivo instantáneo para la empresa. «No iba a ser un producto completamente desconocido para nosotros», explicó Poskitt. «Hubo algunas habilidades transferibles a partir de nuestra experiencia utilizando el software de Caseware, que fue un éxito para nosotros».
A Poskitt también le gustó la forma en que Caseware Cloud Audit presenta los archivos a los auditores. «Como alguien que tiene que capacitar a la gente en el software, el diseño del archivo tiene mucho sentido», explicó. “Es muy fácil de usar y a los equipos les gusta, especialmente en comparación con lo que usábamos antes. La interfaz es mucho más moderna”.
Otro factor que atrajo a BHP fue la incorporación por parte de Caseware Cloud Audit de la metodología de auditoría Mercia para una guía de auditoría integrada de conformidad con los últimos estándares de auditoría. Mercia Group es un proveedor líder de servicios de formación y cumplimiento para profesionales de la contabilidad en el Reino Unido.
Caseware Cloud Audit está diseñado para permitir que las auditorías se completen más rápido con resultados de mayor calidad para el cliente. Cuenta con:
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- Contenido inteligente con procesos de trabajo simplificados y optimizados, que muestra a los auditores solo lo que necesitan para el compromiso en cuestión.
- La integración de solicitudes de PBC permite que las solicitudes de documentos y la comunicación con el cliente se lleven a cabo a través del compromiso en un proceso seguro, eficiente y en tiempo real.
- Capacidad para que los miembros del equipo colaboren en el mismo compromiso desde cualquier lugar sin tener que preocuparse por los controles de versión, lo que respalda un entorno de trabajo flexible.
- Procedimientos analíticos con datos de balance de pruebas analizados y graficados automáticamente, lo que simplifica la visualización de los riesgos dentro del compromiso.
- Gestión de riesgos centralizada con una página de resumen que proporciona gráficos y registros visuales, así como notas de evaluación de riesgos para todos los programas de trabajo.
- Capacidad para avanzar documentos, respuestas, preguntas, modificaciones y procedimientos.
Resultados
El equipo de auditoría de BHP ha disfrutado utilizando Caseware Cloud Audit. Sienten que ofrece una mejor experiencia de usuario que su solución anterior, con toda la información que necesitan fácilmente accesible desde una sola página. El flujo de trabajo y el mapeo son más intuitivos y la interfaz es más limpia.
«Los riesgos están bien integrados en el sistema», dijo Poskitt. “Una vez que se incorporan al archivo, se vinculan a todas las diferentes secciones. Nunca fueron tan claros como lo son ahora en Cloud Audit. Y los problemas a lo largo del expediente: está muy claro lo que está tratando de abordar. La vinculación a través del archivo es una gran mejora para nosotros”.
Cloud Audit ha mejorado la flexibilidad de BHP, simplificando que los auditores trabajen de forma remota o desde casa. También ha permitido a la firma contratar personal que se dedica exclusivamente a auditorías remotas. «No hay diferencia entre tener a alguien remoto y alguien sentado en la oficina de Sheffield trabajando en una auditoría», dijo Poskitt. «Hemos podido incorporar a varios empleados sudafricanos para trabajar en auditorías remotas y han sido una brillante incorporación al equipo».
Y la solución también ha facilitado la formación de nuevos auditores. BHP ha creado un compromiso de muestra con datos fabricados para ayudar a los recién graduados a pasar por el proceso de auditoría en Caseware Cloud Audit.
«El producto que teníamos antes era realmente un sofisticado sistema de archivo de documentos», dijo Poskitt. “Mientras que Caseware Cloud Audit es mucho más práctico durante todo el proceso de auditoría. Puede vincular todas sus listas de verificación o sus riesgos con lo que está haciendo en los documentos. Por eso es una excelente manera de enseñar habilidades prácticas a nuestros nuevos empleados”.
Además, los profesionales de Caseware ayudaron a BHP durante la transición de la empresa a Cloud Audit, como cuando surgieron desafíos en el proceso de sincronización de archivos. Fue un ejemplo, señaló Poskitt, de cómo el equipo de soporte de Caseware fue excelente para abordar cualquier problema a medida que surgía.
El futuro
BHP ya ha observado beneficios apenas 12 meses después de implementar Caseware Cloud Audit. Pero Poskitt señaló que la firma espera lograr eficiencias aún mayores en los próximos años cuando los archivos del cliente y todos sus datos asociados puedan actualizarse sin tener que volver a ingresar información antigua.
“El personal me preguntó cómo es el avance”, dijo. «Y una vez que se los muestro, se entusiasman con el tiempo que les ahorrará».