El Departamento de Finanzas de la ciudad de Las Vegas optó por una estrategia de mejora continua. Trabajan constantemente para refinar sus métodos, de modo que los responsables de la toma de decisiones puedan tener confianza en los informes financieros de la ciudad y tomar mejores decisiones en el futuro.
La lectura de los informes financieros de la ciudad se percibían como una tarea compleja, desafiante y que requería mucho tiempo. Durante años, la necesidad de garantizar que los datos financieros fueran precisos y consistentes, acaparó horas de trabajo de numerosos empleados dentro del Departamento de Finanzas de la ciudad. Cuando llegó el momento de hacer un cambio, Las Vegas recurrió a CaseWare Working Papers para hacer sus informes financieros más fáciles y eficientes.
El Informe Financiero Anual Integral de la ciudad (CAFR, por sus siglas en inglés) y otros documentos importantes de informes financieros fueron tradicionalmente asuntos que requerían mucho tiempo y trabajo para el Departamento de Finanzas. La finalización del CAFR se basó en archivos de Word y Excel, así como en conciliaciones manuales en una pizarra. También se basaron en gran medida, en la memoria institucional de un solo empleado para comprender la información y los supuestos año tras año.
En 2015, con un mayor escrutinio público de las finanzas municipales y el deseo de hacer que los procesos sean más eficientes, rentables y transparentes, quedó claro para el Departamento de Finanzas que la antigua forma de hacer las cosas ya no era sostenible.
Se tomó la decisión de implementar una herramienta para ayudar al Departamento de Finanzas de la Ciudad de Las Vegas a mejorar sus informes financieros.
En última instancia, la ciudad decidió adoptar la solución Working Papers de CaseWare para mejorar la eficacia y eficiencia de la preparación de sus estados financieros y contrató a Gray CPA Consulting, una empresa de consultoría tecnológica con amplia experiencia en el trabajo con gobiernos municipales para implementar soluciones CaseWare.
El paso de los archivos de Word y Excel a los documentos de trabajo de CaseWare ha significado que el personal ya no revise manualmente el papeleo para garantizar que la información sea precisa y equilibrada, lo que ahorra tiempo, esfuerzo y presupuesto.
El personal del Departamento de Finanzas de la ciudad de Las Vegas informa que la automatización de procesos con CaseWare Working Papers ha hecho que sus informes financieros sean más eficientes y efectivos.
Los flujos de trabajo y las actividades dentro de los documentos de trabajo le han permitido al departamento eliminar las actividades manuales y minimizar la dependencia de la memoria de las personas para obtener informes y balances consistentes. La preparación del CAFR es mucho más eficiente y el personal tiene mayor confianza en la información y las finanzas que presenta. Gracias a la reducción de la preparación de informes que requiere mucha mano de obra, el personal del Departamento de Finanzas puede dedicar más tiempo a actividades de mayor valor, brindando mejor apoyo e información para respaldar la toma de decisiones financieras de la ciudad.
Asimismo, CaseWare Working Papers ha brindado a la gerencia del Departamento de Finanzas más información sobre los informes financieros y una descripción general de las diferentes actividades contables de los analistas. Los errores pueden detectarse y corregirse temprano, para que no causen problemas en el futuro.
Traducido y adaptado de How the city of Las Vegas uses CaseWare for accounting efficency