Heidelberg Cement y su subsidiaria estadounidense, Lehigh Hanson, son líderes globales de la industria del cemento. Hace poco tuvimos la ocasión de charlar con Anke Eckardt, directora del grupo de auditoría interna de la compañía, sobre el uso que hacen del software de análisis de datos CaseWare IDEA. Esto es lo que nos contó.
Anke Eckardt
P: ¿Qué animó a su organización a empezar a usar una herramienta de análisis de datos?
R: Para ofrecer un poco de contexto,somos una compañía grande y usamos tres sistemas ERP conectados a su vez a ocho subsistemas, a la mayoría de los cuales solo se puede acceder mediante SQL. La capacidad de generación de informes de estos sistemas era muy limitada (si no prácticamente inexistente) y muchas veces recibíamos datos en formato PDF. Para complicar aún más las cosas, en el grupo de auditoría interna no realizamos auditorías financieras, por lo que no siempre tenemos acceso a los datos de origen. Al trabajar en este entorno nos dimos cuenta de que necesitábamos una herramienta de análisis de datos. Para cuantificar los problemas, no bastaba con tener acceso limitado a los datos, utilizar técnicas de muestreo y realizar entrevistas. ¡Era una situación muy desalentadora! Elegimos IDEA por su intuitiva interfaz y porque permite importar cualquier archivo PDF y convertirlo a un archivo de datos.
P: ¿Cómo le ha ayudado el análisis de datos a colaborar con otros equipos?
R: Gracias al análisis de datos, mi equipo puede pensar más en el negocio y en sus procesos. Como algunos auditores ya saben, los departamentos de venta crean a menudo sus propios modelos de precios, lo cual no es siempre la mejor opción, así que les ayudamos a definir estándares usando IDEA para crear un diagrama de dispersión de tendencias de precios por producto. Se detectaron un gran número de correlaciones inesperadas, lo cual resultó de gran interés para el personal directivo.
Hoy también utilizamos IDEA para crear informes mensuales del IVA y así garantizar que el código de IVA se asigna correctamente en los informes destinados a las agencias tributarias europeas. También creamos un informe similar para Canadá que contiene GST, PST y HST (impuestos sobre las ventas generales, provinciales y unificados).
Estos informes han detectado errores tanto en cuentas por cobrar como en cuentas por pagar y gracias a ellos hemos evitado pagar impuestos de más.
P: ¿Qué consejos les puede dar a otros equipos de auditoría interna?
R: Es muy recomendable contar con un analista de datos dedicado en el equipo. Esto representa una gran ventaja porque permite establecer una relación con el departamento informático, lo cual hace que sea más sencillo obtener los datos necesarios. El analista de datos también se convierte en un experto en los datos, y, lo que es más importante, puede crear macros para que los análisis se puedan repetir en sucesivas ocasiones. Gracias a nuestro analista, ahora tenemos un número de macros almacenadas en IDEA que se pueden ejecutar en conjuntos de datos definidos (o directamente en un extracto de datos enviado por el departamento informático). En teoría también sería posible crear macros similares en hojas de cálculo, pero llevaría mucho tiempo.