La University of South Alabama es una facultad de medicina que cuenta con más de 16 000 estudiantes y en ella nos reunimos recientemente con el director ejecutivo del departamento de auditoría interna, Robert Berry, quien nos habló de su experiencia con el análisis de datos. Esta es una instantánea de nuestra conversación.
Robert Berry, Director Ejecutivo del Departamento de Auditoría Interna de la Universidad de South Alabama.
P: ¿Cuándo y cómo empezó a usar el análisis de datos?
R: Al principio de mi carrera profesional era responsable del análisis financiero de cientos de tiendas y para ello usaba un programa de hojas de cálculo. Obtenía los datos que necesitaba y antes de analizarlos me hacía esta pregunta: «Si fuera el director de la tienda, ¿que datos me gustaría ver?» Entonces, analizaba los datos manualmente y les mostraba lo que yo creía que deseaban ver. Pronto empezaron a pedirme información más detallada. Así empezó todo, con curiosidad, intentando encontrar respuestas a preguntas críticas sobre el negocio. Luego me mudé a otra organización, dejé de lado las hojas de cálculo y empecé a usar un producto que exigía el dominio de SQL. Esto me enseñó lo suficiente como para ser un peligro, es decir, cometí muchos errores. Era frustrante porque no tenía el tiempo suficiente para aprender SQL en profundidad. En aquellos días tenía a un estudiante haciendo prácticas que estaba usando IDEA en una de sus clases, así que decidimos probar la versión educación. Nos quedamos con la boca abierta. Podíamos simplemente hacer clic y ejecutar consultas, sin preparación ninguna, nada más instalar el programa. Adiós a las complicaciones de SQL. Desde entonces, soy un adicto al programa.
P: ¿En qué fase de la auditoría usa su herramienta de análisis de datos?
R: Las herramientas de análisis de datos se pueden usar durante cualquier fase de la auditoría. En cada fase tiene que pensar en cuál es su objetivo y averiguar si los datos están disponibles. Yo las usaría durante la fase de planificación lo más posible, porque permiten conocer mejor el terreno y formular mejores preguntas antes de meterse de lleno en la auditoría. Durante la fase de visitas, los análisis de toda la población de datos conducen a resultados más precisos. Los informes que resumen resultados del análisis proporcionan mejores conclusiones porque se basan en hechos que nadie puede negar.
P: ¿Qué pueden hacer los auditores para que el personal directivo apoye el uso de una herramienta de análisis?
R: Mi estrategia es conseguir que toda la empresa apoye el concepto. Todo se reduce a tres preguntas fundamentales que le hago al equipo directivo: ¿Se sienten a gusto con todas las decisiones que han tomado?
¿Creen que contaban con toda la información disponible antes de tomar esas decisiones? Cuando las cosas salen bien o mal, ¿tienen una explicación lógica?. Si el equipo directivo no puede responder afirmativamente a estas preguntas, el análisis de datos es la clave que les lleva de la toma de decisiones irracionales a la toma de
decisiones estratégicas, basadas en el resultado de análisis lógicos.
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