La automatización de informes financieros se basa en software para encontrar, organizar y analizar automáticamente los datos financieros de las transacciones y operaciones de una empresa.
Estos programas no solo pueden obtener datos, sino que también pueden usar inteligencia artificial para completar libros de contabilidad, crear estados financieros y cumplir con los requisitos de cumplimiento para informes financieros y declaraciones de impuestos.
Según McKinsey, la mayoría de las empresas podrán automatizar una cuarta parte de sus procesos en los próximos cinco años. Los informes contables y financieros son objetivos comunes para este tipo de automatización por varias razones. Primero, la automatización reduce los costos para las empresas. Además, el software reduce la entrada de datos o los errores de cálculo, lo que ayuda a los contadores a cumplir con las presentaciones que deben realizar.
Finalmente, dado que la mayoría de los pagos se procesan digitalmente, la intervención humana no es necesaria para una contabilidad precisa.
Aquí hay un vistazo a los beneficios, requisitos y posibles problemas al automatizar los procesos de información financiera.
Los beneficios de los informes financieros automatizados
La automatización de los informes financieros brinda varias ventajas a las empresas y firmas de contabilidad, que incluyen:
- Error humano reducido: la entrada manual de datos tiene una tasa de error del uno por ciento. Si los contadores o auditores se basan en estos datos incorrectos para hacer cálculos, los informes que produzcan no serán precisos. Los informes financieros automatizados completan los documentos sin intervención humana, eliminando los impactos causados por el error humano.
- Mayor productividad: el software de informes financieros automatizados no reemplazará por completo a los contadores. Sin embargo, les ahorrará la laboriosa tarea manual de crear informes y los liberará para trabajar en tareas de asesoramiento, análisis y elaboración de presupuestos de alto nivel.
- Menores gastos generales: después de invertir en el software, las empresas no tendrán que gastar dinero en compilar informes. Es posible que puedan reducir el personal de contabilidad o pagar a personal independiente por menos horas de trabajo.
- Transparencia y auditoría optimizada: el software de informes automatizado almacena datos dentro del sistema. Esta función no solo le permite rastrear las fuentes de las cifras finales en el informe, sino que también agiliza el proceso de auditoría.
Además, el software de informes financieros automatizados siempre cumple con los plazos de presentacions. Debido a que el proceso está a cargo de una computadora, el informe no se retrasará debido a los días de enfermedad de los empleados, la baja productividad u otros problemas.
¿En qué se diferencia la automatización de los métodos tradicionales de información financiera?
Los métodos tradicionales para elaborar informes financieros se basan en datos de diferentes fuentes, que el tenedor de libros o contador utiliza para realizar los cálculos manuales o basados en computadora necesarios para producir las cifras del informe.
Incluso si en el proceso se involucran libros contables basados en computadora, los métodos tradicionales se basan en la intervención humana para elegir qué datos recopilar y agregarlos manualmente al informe o al software que realiza los cálculos financieros necesarios.
El software automatizado está conectado a los sistemas que manejan todas las transacciones de la empresa, por lo que los datos se registran automáticamente y se agregan al informe de inmediato. Por ejemplo, el software se conecta a los sistemas de facturación y procesamiento de pagos y registra automáticamente los datos cuando se produce una transacción.
En otras palabras, la recopilación de datos y los cálculos se realizan instantáneamente.
Desafíos para la implementación
Las ventajas hacen que el software de informes financieros automatizados sea una opción atractiva para muchas pequeñas y medianas empresas. Desafortunadamente, existen algunos desafíos que pueden dificultar la implementación de tales herramientas.
- Falta de compatibilidad: idealmente, el software de informes automatizado debería poder recopilar datos de todas las diferentes soluciones de software que manejan las transacciones financieras de la empresa. Si una empresa utiliza sistemas obsoletos, la automatización de cualquier tarea de contabilidad podría requerir múltiples actualizaciones.
- Requisitos de conocimientos técnicos: si los sistemas no son totalmente compatibles o incluso si hay una pequeña desconexión,puede ser necesario que alguien con conocimientos técnicos realice las actualizaciones necesarias.
- Problemas de relaciones con los empleados: algunos empleados pueden ver la automatización como un desafío para su trabajo. Es posible que una empresa necesite que los empleados incorporen la idea de que el software es una forma de mejorar la eficiencia y no un ladrón de puestos de trabajo.
- Finalmente, incluso si el software automatizado puede agilizar el proceso de presentación de informes, requerirá que las empresas utilicen métodos más tradicionales para realizar cambios en la forma en que operan. Es necesaria una planificación cuidadosa para garantizar que esta nueva herramienta no cree redundancias en otras áreas.
Mejores prácticas para automatizar informes financieros
A continuación, una reseña de los pasos importantes que pueden facilitar la adopción de informes financieros automatizados.
- Planifique el nuevo flujo de trabajo antes de la implementación: dado que un buen software automatizado es personalizable y escalable, es posible decidir si la empresa debe renovar completamente su flujo de trabajo contable o automatizar el sistema en función de él.
- Resuelva los detalles técnicos: los miembros del personal de TI y los empleados de contabilidad o los contratistas deben ser consultados durante el proceso de implementación para garantizar la total compatibilidad y precisión.
- Realice una prueba: los informes financieros son esenciales para las partes interesadas y, según el tamaño y la ubicación de la empresa, para el cumplimiento. Por lo tanto, es importante realizar una prueba para verificar que todo funciona a la perfección antes de cambiar por completo del método de generación de informes anterior.
La empresa también debe considerar la accesibilidad. Por ejemplo, el software basado en la nube permite que personas en diferentes ubicaciones, incluidos contratistas y trabajadores remotos, accedan a los informes y carguen los datos necesarios.
¿Qué tareas de información financiera se pueden automatizar?
El software de informes financieros puede manejar varios tipos de flujo de efectivo y estados de resultados, balances y rendimiento de la empresa y estados de patrimonio para los accionistas.
Estas son algunas de las tareas a las que una empresa puede apuntar para la automatización.
- Entrada de datos: siempre que los sistemas de facturación, banca, ventas, nómina y procesamiento de pagos sean compatibles con el software, el software puede recopilar e ingresar datos automáticamente.
- Cálculos básicos: el software generalmente usa algoritmos para realizar cálculos básicos para las entradas en el informe final. Estos pueden ocurrir automáticamente y actualizarse en tiempo real.
- Análisis de datos: las empresas pueden utilizar herramientas de análisis de datos para obtener información sobre el rendimiento, el cumplimiento y otros temas importantes. Dicho software también puede brindar información de inteligencia comercial para ayudar con las mejoras de procesos y la planificación estratégica.
- Cualquier otra tarea relacionada con la creación de informes que sea propensa a errores humanos o que requiera una cantidad excesiva de trabajo tedioso es candidata perfecta para la automatización.
¿Cómo es la automatización de informes financieros?
Estos son ejemplos de cómo la automatización puede optimizar los informes financieros.
Para crear un estado de flujo de caja, el software de contabilidad extraería datos de registros de cuentas por pagar y cuentas por cobrar conectados, cuentas que cubren otros gastos operativos, ganancias de cualquier actividad de inversión o pagos de dividendos de accionistas y otros gastos o ingresos. Simplemente sumando y restando datos, el software puede crear un informe completo.
Mientras tanto, un estado de resultados compilado utilizando la automatización extraería datos de ingresos y gastos de cuentas comerciales, información fiscal, costos operativos y gastos de materiales. Luego realizaría cálculos básicos para llegar a las cifras de ingresos brutos y netos.
Herramientas y recursos útiles
Algunas herramientas que pueden ayudar a respaldar la automatización de informes financieros.
- El software basado en la nube mejora la accesibilidad porque los usuarios pueden acceder desde cualquier lugar y tienen la flexibilidad de conectar diferentes fuentes de datos sin cargar o ingresar manualmente la información.
- Working Papers muestran los diferentes pasos y datos utilizados en una auditoría. Registrar estos datos automáticamente puede ayudar con la documentación y las pruebas que respaldan el informe final.
- Las aplicaciones de visualización ayudan a los contadores a crear gráficos y otros elementos que pueden ayudar a explicar las cifras compiladas automáticamente por el software de informes.
Las empresas, agencias y firmas de contabilidad pueden optimizar sus procesos de creación de documentos y estados de cuenta y limitar los errores con el software de informes financieros automatizados.