Cuando un abogado contrató a los auditores Christopher McDonald y Nancy Rickett para que investigaran un fraude de dos millones de dólares, no sabían lo que iban a descubrir.
El trabajo era sencillo para estos dos profesionales que dirigen la firma de contabilidad McDonald Rickett Chartered Professional Accountants. Tenían que investigar un fraude ya descubierto, que involucraba a una persona, que se las ingenió para embolsarse millones de su organización a lo largo de cuatro años, y lo que querían averiguar era si su firma lo hubiese podido detectar inmediatamente.
La firma con sede en Burnaby, BC (Canadá), conocía bien el software IDEA; lo había implementado en 2018 para auditar varias organizaciones benéficas en la zona norte de Canadá. Al aceptar trabajar en el caso de fraude, McDonald sabía que las capacidades del software de análisis de datos de IDEA eran un buen punto de partida para su investigación.
Vieron los cursos en vídeo de Mark Nigrini y se familiarizaron con la ley de Benford, la cual, dijo no conocer antes de empezar a usar IDEA.
«Analizamos lo que se llevó la defraudadora y encajaba perfectamente en la ley de Benford», dijo. «Las cifras eran todas inferiores a los 10 000 dólares».
La defraudadora involucrada en el caso original había estado copiando facturas y haciendo que su banco transfiriera fondos a su cuenta corriente. Empezó con pequeñas cantidades, al principio alrededor de los 1 000 dólares y las fue aumentando gradualmente con el tiempo a más de 9 000, pero siempre por debajo de los 10 000 dólares.
“Debía de pensar que si superaba los 10 000 dólares saltarían las alarmas,” explica McDonald.
La ley de Benford, que observa la distribución de frecuencia de los primeros dígitos en series de números naturales, se puede utilizar para encontrar números «atípicos» dentro de esas series; por ejemplo, números que pueden haber sido fabricados por alguien.
Cuando McDonald y Rickett aplicaron las pruebas de Benford en IDEA, el resultado sugirió que hubo actividad fraudulenta. Determinaron que la firma contable original habría estado más preparada para detectar el fraude en el momento en el que se produjo mediante el uso de pruebas de Benford.
“IDEA solo no hubiese sido la solución en sí, pero nos habría indicado la dirección correcta, aunque la ley de Benford no sea un requisito estándar en auditoría,” dice McDonald. “Si (la firma de contabilidad original) hubiera tenido IDEA, hubieran podido decir al menos, «oye, parece que algo aquí no cuadra.’”
Sin IDEA se quedaron en la penumbra, sin indicios de fraude, porque los estafadores tenían funcionando un sistema impecable. Las facturas eran exactas. Y no había datos suficientes como para confirmar las cuentas por pagar de los proveedores, porque los pagos se hicieron puntualmente. Con el tiempo, el banco identificó ingresos periódicos de cheques de proveedores en su cuenta corriente y notificaron de ello a las autoridades. Se denunció el fraude a la policía y la defraudadora, que está ahora en prisión cumpliendo su sentencia, confesó rápidamente.
Pero examinar casos de fraude en el pasado es solo una fracción del valor que McDonald y Rickett le sacan a IDEA, un programa que usan con frecuencia para auditar a las ONGs que reciben fondos de la administración del estado.
“Nos envían sus archivos de contabilidad, los convertimos a un formato admitido para importar a IDEA, y luego los analizamos,” explica Rickett, resaltando que las pruebas de los archivos de libro mayor y las pruebas de excepciones excepcionales son el primer paso en cualquier proyecto de auditoría.
“Es lo primero que hacemos, antes de la auditoría misma,” añade McDonald. “Solo para ver el perfil de las transacciones.”
Observaron una tendencia entre los clientes de garantías a no seguir de cerca los detalles de la actividad empresarial.
“A medida que las partes interesadas se van haciendo mayores, no participan ya en el negocio y ya no vigilan todos los pagos,” dice McDonald. “Como servicio hacia ellos, usamos IDEA para analizar patrones de comportamiento arriesgado.”
La firma también lleva usando CaseWare Working Paper desde 2005, cuando lo adoptaron para reemplazar los procesos de contabilidad basados en papel. Y McDonald sabía qué aspecto tenía un entorno basado solo en papel pues fundó su firma en 1982 cuando, «todo se hacía en papel. Tenías suerte si contabas con un PC en tu oficia que fuera un XT (primeros IBM). Así, teníamos un procesador de texto y un XT en nuestra oficina, y eso era todo».
Rickett se incorporó a su firma en 1988. Con los años cursó los estudios necesarios y se convirtió en CPA, al mismo tiempo que criaba a una joven familia, y luego, en 2006, se convirtió en socia de la firma McDonald Rickett.
“Vimos todas estas áreas en las que podíamos dar chispa a todos estos procesos con CaseWare,” dijo. “Lo mismo pasó con IDEA. Hace dos años que lo probamos y nos gustó, hicimos unos cuantos análisis básicos. Luego tomamos unos cursos y sentimos que estábamos nada más que empezando. Es potente. Necesitamos IDEA.»
Paul Leavoy lleva escribiendo sobre tecnología de gestión empresarial más de una década. En la actualidad, investiga y escribe sobre análisis de datos y tecnología de auditoría interna.
Publicado originalmente en https://idea.caseware.com/es/how-benfords-law-could-have-been-used-to-find-a-2m-fraud-as-it-happened/