Si el panorama global de los últimos años nos enseña algo, es que nunca se sabe qué puede suceder que afecte a un negocio. Desde pandemias y desastres naturales hasta fraudes, las empresas constantemente enfrentan amenazas impredecibles tanto internas como externas. La gestión efectiva del riesgo operacional es crucial para que las organizaciones protejan su reputación, estabilidad financiera y rendimiento general.
Como parte del proceso de auditoría, es posible que necesite identificar y abordar estos riesgos. Este artículo explorará nuestras cinco mejores prácticas para la gestión del riesgo operacional. Estas prácticas pueden ayudar a las organizaciones a gestionar proactivamente los riesgos operacionales, reducir su impacto potencial y garantizar la resiliencia y sostenibilidad en el entorno empresarial dinámico de hoy.
¿Qué es la gestión del riesgo operacional y por qué es importante?
La gestión del riesgo operacional se refiere al proceso de identificación y mitigación del riesgo de pérdida en un negocio. Implica evaluar cómo los procesos internos, las personas, las actividades o eventos externos podrían afectar el funcionamiento fluido de una organización.
Los propósitos de la gestión del riesgo operacional son varios e incluyen:
- evitar pérdidas financieras
- proteger la reputación de la organización
- mantener la confianza del cliente
- cumplir con regulaciones financieras
- asegurar operaciones comerciales ininterrumpidas
Un ejemplo de riesgo operacional podría ser una falla tecnológica que interrumpa sistemas o procesos importantes. Las empresas que dependen en gran medida de la tecnología podrían verse severamente afectadas por un corte de red o un fallo tecnológico, lo que podría provocar pérdidas de ingresos por procesamiento de pedidos demorados o daños en la reputación debido a la pérdida de confianza del cliente.
Además de las fallas tecnológicas, otros riesgos operacionales podrían incluir:
- errores humanos
- interrupciones en la cadena de suministro
- problemas legales
- amenazas cibernéticas
- fraude y robo
- desastres naturales
- cambios en leyes o regulaciones
- problemas de salud y seguridad
- fallas en procesos internos
Los auditores internos juegan un papel central en proteger los intereses de sus organizaciones, mantener estándares de cumplimiento y asegurar el éxito a largo plazo en el entorno empresarial competitivo mediante una adecuada gestión de riesgos operacionales.
5 mejores prácticas de gestión del riesgo operacional a seguir
Aquí están cinco prácticas clave que los departamentos de auditoría interna pueden seguir para lograr una gestión efectiva del riesgo operacional:
1. Desarrollar un marco de riesgo operacional
Desafortunadamente, el riesgo operacional acecha en todos los rincones de los procesos, sistemas y productos de una empresa. Por lo tanto, es crucial contar con un marco de gestión del riesgo operacional que abarque todos los niveles de una organización, desde la sala de juntas hasta las líneas frontales. Este sistema debe integrarse perfectamente en los sistemas existentes de mitigación de riesgos.
¿Cómo debería ser un marco de riesgo operacional? Debe ser un documento que detalle todas las dimensiones del riesgo operacional para evaluar, monitorear y manejar los riesgos operacionales. Deberá:
- Identificar todos los riesgos posibles: determinar la probabilidad de que ocurra el riesgo y cuáles serán las consecuencias para la organización, desde insignificantes hasta catastróficas
- definir las limitaciones del riesgo aceptado por el negocio: por ejemplo, riesgos necesarios para el crecimiento a largo plazo del negocio frente a riesgos que se pueden eliminar
- crear un sistema para minimizar o eliminar riesgos: definir controles de riesgo y conceptos de gestión de riesgos
- definir pasos para tratar con riesgos, incluyendo cómo reportar riesgos internamente y quién es responsable de diferentes riesgos
- Asegúrese de que la junta apruebe este documento y lo revise periódicamente.
2. Automatizar la recopilación de datos de riesgo
La recopilación de datos es clave para identificar los posibles riesgos para su organización. Para los auditores, automatizar el proceso ahorrará tiempo y proporcionará datos más precisos.
Las fuentes de datos para la gestión del riesgo operacional pueden incluir datos internos recolectados de sistemas operacionales y datos externos obtenidos de informes regulatorios o benchmarks de la industria, así como datos cualitativos obtenidos de análisis de riesgos o informes de incidentes.
El uso de tecnología y herramientas para recopilar y analizar más datos puede:
- agilizar la recopilación de datos
- centralizar todos los datos en una plataforma
- permitirle analizar más datos
- ahorrar tiempo y esfuerzo
- Reducir errores humanos
El software de auditoría interna como el de Caseware puede consolidar datos de diversas fuentes en un solo lugar sin necesidad de hacerlo manualmente. Aquí puede analizar datos fácilmente y visualmente y identificar tendencias de riesgo en tiempo real.
3. Identificar indicadores clave de riesgo para monitorear
Un indicador clave de riesgo (KRI) es una métrica utilizada para evaluar la probabilidad de que un evento y sus efectos superen el apetito de riesgo de la organización, impactando negativamente en su éxito.
Es importante que las empresas definan indicadores de riesgo. Ayudan a resaltar posibles riesgos dañinos antes de que ocurran, así como a revelar procesos débiles y herramientas de control. Los KRI también ayudan a las empresas a monitorear riesgos entre evaluaciones específicas de riesgos.
Para desarrollar un KRI, debe considerar cómo opera su organización y las vulnerabilidades y amenazas a las que se enfrenta.
Un indicador clave de riesgo debería:
- definir los elementos clave que contribuyen al éxito de la organización, como sistemas, tecnología, personas, etc.
- detallar riesgos, su frecuencia y gravedad, y cómo mitigar el riesgo
- clasificar la importancia de diferentes elementos del negocio para su éxito
- clasificar los riesgos según su potencial dañino
- definir qué riesgos son la mayor preocupación
- definir qué métricas de riesgo son relevantes para el perfil de riesgo de la empresa
- determinar métricas para definir cuándo los riesgos se convierten en amenazas serias
4. Establecer un sistema efectivo de reporte de riesgos operacionales
Una vez que haya definido sus KRI y las fuentes de datos que utilizará para el reporte, puede comenzar a desarrollar plantillas de reporte.
Cree plantillas de reporte estandarizadas que capturen de manera sucinta las medidas de riesgo relevantes y los KRI. Puede adaptarlas para su uso en diferentes niveles de gestión. Deben ofrecer información sobre las tendencias de riesgo operacional, áreas de preocupación y soluciones viables para el riesgo operacional. Las herramientas de reporte y los tableros de control también pueden ser de gran ayuda al proporcionar acceso en tiempo real a los datos de riesgo.
Su plantilla de reporte debe:
- ser clara y concisa. Utilice presentaciones visuales atractivas como gráficos, tablas o infografías para presentar datos.
- incluir elementos de datos relevantes que capturen métricas de riesgo y KRI identificados. Puede incluir información cuantitativa de fuentes internas o externas y cualitativa de análisis de riesgos o informes de incidentes. Asegúrese de que los elementos de datos estén etiquetados correctamente.
- tener versiones adaptadas para diferentes niveles de gestión o audiencias. Los reportes a nivel ejecutivo pueden incluir resúmenes y tendencias de alto nivel. Los reportes a nivel operativo podrían ofrecer información y análisis más detallados
Pruebe su plantilla de reporte con datos reales. Según la retroalimentación de los interesados y si captura la información prevista, ajústela según sea necesario.
5. Ajustar métodos de evaluación de riesgos y controles
Los auditores, junto con la gerencia y otras partes interesadas clave de la organización, deben monitorear y mejorar continuamente la estrategia de descubrimiento, evaluación y mitigación de riesgos y controles de su organización.
Debe establecer procesos para:
- revisar y actualizar el marco de evaluación de riesgos de su organización
- refinar su proceso de identificación de áreas de alto impacto y documentación de riesgos
- revisar los criterios utilizados para la evaluación de riesgos
- fortalecer los procedimientos de evaluación de controles
- revisar incidentes pasados e incorporar lecciones aprendidas
- comunicar procesos a gerentes, empleados y partes interesadas relevantes